Con la versione 1.8.1 disponibile su Google Play e Apple Store sono state introdotte alcune migliorie all'app mobile di Selly Erp.
Azioni personalizzate
Ora dall'app puoi creare nuovi eventi nella timeline di potenziali e contatti, selezionando le azioni personalizzate create dell'amministratore del sistema.
Utilizzo dei filtri avanzati
Con la recente funzionalità rilasciata per l'app desktop, è possibile creare nuovi filtri avanzati che applicano criteri sui diversi elementi delle tabelle potenziali, contatti e aziende. Una volta creato il filtro nella versione desktop è possibile richiamarlo dall'app mobile. Nell'esempio che segue il filtro "potenziali qualificati" consente di visualizzare tutti i potenziali per i quali è stato creata almeno una attività di qualificazione, utilizzando la funzione azioni personalizzate.
Per semplificare la consultazione dei documenti creati per un cliente, è stato aggiunto un nuovo tab "DOCUMENTI" nella scheda cliente:
Cliccando nel nuovo tab si potranno consultare in ordine cronologico tutti i documenti del cliente ed eseguire dei filtri per data e per tipologia di documento.
Per visualizzare i dettagli di un documento è sufficiente cliccare il numero documento.
Con questa nuova funzione puoi creare nuove tipologie di azioni nella timeline dei potenziali/contatti e in generale in tutte le procedure di Selly Erp che prevedono una timeline.
Cosa si intende per azioni personalizzate?
Nella Timeline di Selly Erp sono presenti le azioni standard:
L'ultima icona che vedi nell'immagine sopra è invece un'icona che fa riferimento ad un'azione personalizzata, ovvero creata dall'amministratore di Selly Erp per gestire la raccolta di informazioni specifiche. Nel caso del nostro esempio, questa azione è stata denominata "qualificazione lead" in quanto è stata creata per raccogliere una serie di informazioni specifiche sul potenziale inserito a sistema.
Come puoi vedere, al clic della funzione personalizzata, si apre infatti una finestra con una serie di campi dove possiamo inserire le informazioni richieste.
Ed ecco che i dati inseriti nella nuova finestra, li troviamo nella nostra timeline assieme a tutti gli altri eventi che nel tempo abbiamo inserito (mail, telefonate, note, appuntamenti etc).
Il punto di forza di questa funzione sta proprio nella flessibilità e semplicità di creare nuove azioni che ci aiutano a tenere traccia di eventi rilevanti per le nostre attività di vendita / marketing e in generale per ogni tipologia di flusso di lavoro.
Alcune idee
Oltre alla funzione di creazione di un'azione personalizzata, abbiamo introdotto in Selly Erp un nuovo potente sistema di filtro dei dati presenti nelle tabelle dei potenziali/contatti e clienti.
Con i nuovi filtri infatti potrai creare delle liste combinando tra loro diversi campi e tra questi anche i campi dell'azione personalizzata.
La nuova funzione Azione personalizzate si trova nel menù di configurazione.
Per semplificare le operazioni di filtro dei dati e per rendere più semplice la configurazione delle colonne nelle griglie, sono state apportate alcune importanti migliorie alle griglie dei Potenziali, Contatti, Aziende.
Le migliorie riguardano i seguenti ambiti:
Le opzioni di filtro sono state estese per consentire l'applicazione di criteri molto specifici e articolati su più elementi della tabella. Prendiamo per esempio i nuovi filtri avanzati della tabella Potenziali.
Come si può osservare dall'elenco delle opzioni visibili nel pannello dei filtri, oltre a poter filtrare per qualsiasi campo della tabella Potenziale (campi personalizzati inclusi), ora è possibile filtrare i dati correlati alle attività della timeline, impostare dunque criteri quali:
Numero di azioni, giorni di inattività, mail scambiate, tipo di attività, data attività etc.
Queste opzioni ci consentono di creare visualizzazioni molto specifiche.
Per esempio:
e molti altre combinazioni che l'utente può definire liberamente nel sistema.
In aggiunta possiamo applicare dei criteri di filtro anche per la azioni personalizzate, ovvero per quel tipo di azioni dove abbiamo inserito dei campi specifici.
Ora puoi impostare un criterio di filtro e applicarlo senza necessariamente doverlo salvare. Molto spesso capita che si vuole fare delle verifiche sui dati per controllare le informazioni presenti nelle schede o per sistemare alcuni campi, senza necessariamente memorizzare il filtro creato.
Una volta impostato il criterio di Filtro sarà possibile cliccare su APPLICA per visualizzare il risultato.
Come si può notare, l'icona del filtro è di colore rosso in quanto indica che stiamo visualizzando una griglia con un filtro applicato (temporaneo).
In tal caso possiamo aprire la scheda del record selezionato e scorrere i vari record, senza dover uscire dalla scheda. La navigazione tra i record avviene con le frecce che si trovano sotto il nome del potenziale/contatto.
Se non mi serve salvare il filtro, è sufficiente aprire il pannello del filtro e cliccare su azzera filtro. Qualora invece desidero salvare il filtro creato per riutilizzarlo in futuro, posso cliccare sul pannello del filtro l'opzione salva filtro e attribuire un nome. Volendo si può spuntare l'opzione Visibile a tutti, per condividere il filtro con gli altri utenti del sistema.
Come per i potenziali, possiamo utilizzare la funzione di filtro avanzato anche per la tabella dei contatti e dei clienti. Per la tabella dei contatti, possiamo estendere i nostri criteri di filtro su tutti i campi delle opportunità.
Per la tabella dei clienti, i criteri di filtro sono ancora più ampi, in quanto possiamo correlare le ricerche ai documenti quali (preventivi, ordini, spedizioni, fatture)
Questo significa che le possibilità di filtro dei dati sulla tabella dei clienti è veramente ampia.
Alcuni esempi di filtro avanzato sui clienti:
Cliccando sull'icona delle colonne
si apre la finestra dove puoi definire quali campi visualizzare nella griglia e il relativo ordine di visualizzazione.
Puoi inoltre bloccare lo scorrimento delle colonne
Nell'esempio sopra, le colonne stato, nome, cognome e ragione sociale, resteranno bloccate, mentre tutte le altre potranno scorrere orizzontalmente.
Infine puoi definire l''ordinamento del campo principale della griglia con l'apposita icona.
Questa funzione è molto utile quando devi modificare il valore di un determinato campo su più record contemporaneamente. Ad esempio devo cambiare il nome del responsabile su 50 potenziali.
Con le nuove griglie puoi scegliere se scaricare i record in formato nativo Excel o CSV
Al fine di velocizzare l'inserimento dei dati nelle procedure di Selly Erp, abbiamo introdotto alcune migliorie ai campi di ricerca.
Quando ti posizioni su un campo di ricerca, per esempio nel campo di ricerca di un cliente, all'interno di un documento, il cursore si posiziona direttamente nel box di ricerca dove sarà sufficiente iniziare a scrivere per visualizzare i record corrispondenti.
Nel caso della ricerca di un cliente, il sistema oltre a ricercare per la ragione sociale, ricerca anche per il nome del referente principale.
Esempio di ricerca di un articolo nelle righe di un documento:
Nell'articolo, oltre al nome, il sistema ricerca per il codice articolo e dove presente, visualizza durante la fase di ricerca il prezzo di vendita presente nell'anagrafica dell'articolo.
Oltre a velocizzare la fase di ricerca, la nuova miglioria prevede la possibilità di creare velocemente un record nuovo.
Prendiamo ad esempio l'anagrafica articolo. In questo caso posizionandoci nel campo categoria, sarà possibile ricercare tra le categorie presenti, oppure cliccare su nuova categoria prodotto per inserirne una di nuova.
Questo concetto di creazione rapida è stato applicato per una serie di campi, tra questi :
Scarica le fatture di acquisto in formato XML
La funzione introdotta permette di eseguire il download multiplo delle fatture di acquisto registrate con Selly Erp. In questo modo potrai inviare i documenti originali al tuo professionista o caricarli su altri sistemi.
Per scaricare le fatture in formato XML è sufficiente entrare nella lista delle fatture fornitore, dall'elenco selezionare i documenti che si desidera scaricare, quindi cliccare sull'icona con la freccia verso il basso. Verrà scaricato un file di archivio contenente tutti i files XML delle fatture selezionate.
Anteprima PDF per fatture sprovviste del pdf di cortesia
Dal momento che non c'è l'obbligo di inserire il pdf di cortesia quando si trasmette una fattura tramite SDI, può capitare che alcune fatture di acquisto ricevute in Selly Erp, siano appunto sprovviste di questo documento. Al fine di agevolare la lettura del documento ricevuto, è stato introdotto un layout PDF generico per visualizzare il contenuto della fattura. Questa funzione è presente nell'elenco delle Fatture da registrare:
Definire obiettivi di vendita (opportunità, preventivi, ordinato, fatturato)
Nuovo modulo aggiuntivo per la definizione e controllo degli obiettivi di vendita.
Il modulo è attivabile con le versioni Business e Premium di Selly Erp. Dettagli sui costi al seguente link
A chi serve il nuovo modulo obiettivi?
Questo modulo è stato pensato per le organizzazione di vendita che necessitano di strumenti specifici dove impostare degli obiettivi di vendita e contestualmente misurare i risultati delle operazioni per verificare il raggiungimento degli obiettivi stessi.
Quali obiettivi di vendita si possono definire?
Il sistema offre molta flessibilità in quanto è possibile definire obiettivi per:
è inoltre possibile definire le misure del tempo degli obiettivi in:
Il team di vendita
E' possibile definire la struttura del team di vendita, quindi inserire tutti i venditori e poi creare specifici teams (per esempio per area geografica, per tipologia di prodotti etc). Ogni team avrà uno o più responsabile e uno o più membri.
Creare gli obiettivi
Dalla procedura di creazione degli obiettivi di vendita, sarà sufficiente selezionare la tipologia di obiettivo (potenziali, opportunità, preventivi, ordini, fatture) e definire per il periodo selezionato (settimana, mese, trimestre, anno) il valore dell'obiettivo.
Nell'esempio sopra, è stato definito l'obiettivo di vendita per le opportunità create e quindi impostato per il periodo (mese) il valore complessivo atteso per il team selezionato.
PS: ovviamente l'obiettivo di vendita può essere definito anche per singolo venditore.
Dashboard per il controllo avanzamento obiettivi
Direttamente dalle dashboard di Selly Erp, il team di vendita potrà verificare lo stato di avanzamento dei risultati rispetto agli obiettivi attesi. Il responsabile vendite potrà verificare gli obiettivi di tutti i venditori/team di vendita, mentre il singolo venditore visualizzerà esclusivamente i propri dati.
Nuova procedura per gestire la tracciabilità degli articoli che transitano sul magazzino e che sono identificati da un numero di lotto o da un numero seriale (matricola).
L'esigenza di tracciare i movimenti di magazzino per seriale o lotto riguarda diverse tipologie di attività. Si pensi per esempio a chi vende attrezzature per le quali è prevista una garanzia e un supporto post vendita. In tal caso l'esigenza è di sapere quando l'articolo è stato acquistato dal fornitore, quando e a chi è stato venduto. La tracciabilità per lotto è molto presente nel settore alimentare, ma non solo, dove è necessario conoscere il lotto di produzione e la data di scadenza.
La nuova procedura è disponibile per le versioni Business e Premium
Per abilitare la funzione è sufficiente andare nella scheda anagrafica articolo, tab impostazioni, sezione magazzino e quindi selezionare la spunta su gestito a lotti o gestito a matricole, a seconda dell'esigenza.
Nell'esempio sopra si vede l'attivazione della gestione a matricole. Una volta abilitata la funzione sulla scheda articolo, il sistema si aspetta che ad ogni movimento in ingresso a magazzino (bolla di carico) venga associato un numero seriale.
Dopo aver emesso l'ordine al fornitore selezionando l'articolo gestito a matricole, durante la fase di ricezione della merca a magazzino, il sistema richiede di associare all'entrata merce i numeri seriali per le quantità ricevute:
Allo stesso modo, quando l'articolo verrà movimentato in un documento di scarico merce (DDT, fattura accompagnatoria, etc), il sistema richiede di associare il numero di matricola.
Controllo giacenze e movimenti articolo con matricola
Direttamente dalla scheda articolo di Selly Erp, sarà possibile visualizzare tutti i movimenti dell'articolo gestito a matricola e ovviamente controllare le giacenze per matricola.
Gestione lotti e scadenze
La procedura per gli articoli movimentati per lotto e scadenze è analoga a quanto visto sopra per i prodotti con matricola, con l'aggiunta che nella configurazione del lotto c'è anche la possibilità di definire la data di scadenza.
Ricezione articolo con lotto e scadenza
In questo caso, la procedura di ricezione merce, richiede l'inserimento del numero di lotto e della relativa data di scadenza. Ovviamente si possono inserire più numeri di lotti e differenti date di scadenza per le quantità ricevute.
Controllo giacenza per lotto e data di scadenza
Dalla scheda prodotto, sarà possibile visualizzare la quantità disponibile per lotto e la relativa data di scadenza.
Scarico articolo con lotto e giacenza tramite ddt
Durante la procedura di generazione del documento di trasporto per la consegna dell'articolo movimentato con lotto e scadenza, il sistema richiede l'inserimento del numero di lotto.
Controllo giacenza articolo gestito a lotti
In questo caso, dalla scheda articolo, possiamo verificare che in magazzino abbiamo disponibilità di 5 pezzi per il lotto selezionato e visualizzare i movimenti di scarico fatti sul lotto.
Inviare allegati alla fattura elettronica per l'invio tramite SDI
La funzione permette di definire quali file si vuole allegare alla fattura elettronica per farli recapitare direttamente tramite il canale SDI.
In pratica sarà sufficiente cliccare sull'icona allegati nel documento fattura, selezionare i files che si desidera allegare e trascinarli nell'apposita sezione "Allegati alla fattura elettronica"
Completata questa operazione, sarà sufficiente inviare allo SDI la fattura elettronica e Selly Erp recapiterà nel cassetto fiscale del cliente, la fattura e i file allegati.
In questo modo, non c'è la necessità di inviare la fattura tramite SDI e manualmente gli allegati tramite email.
La funzione copia documenti è arrivata
Ora puoi creare rapidamente una copia di un'opportunità, di un preventivo o di un ordine cliente, con un semplice click.
Vediamo come clonare un'opportunità:
Entrando nella scheda dell'opportunità, nella colonna principale, vicino al nome dell'opportunità, si trovano i 3 puntini. Cliccando si apre l'opzione Clona opportunità. FATTO!
Clonazione di un documento.
Con la stessa logica, per clonare un preventivo o un ordine cliente, è sufficiente entrare nel documento, cliccare sui 3 puntini e selezionare la voce Clona documento
